Für alle Landwirte, die ihre Buchführung komplett digitalisieren wollen.

Entsorge deine Papierbelege nach dem Scannen rechtskonform ohne schlechtes Bauchgefühl. 🎉

  • Verabschiede dich von deiner Doppelablage und lege künftig alle Belege digital ab
  • Nutze meine Vorlage für die Verfahrensdokumentation zum ersetzenden Scannen
  • Das Ausfüllen kostet dich einmalig 30 Minuten und spart dir 2 Stunden pro Woche
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Ingrid Schwendner
Ingrid Schwendner„Mit dem Erwerb der Verfahrensdokumentation fühle ich mich sehr gut aufgestellt für die Digitalisierung im Agrarbüro. Es ist eine Anleitung dabei, die alles nochmal genau beschreibt. Das Ausfüllen ist durch die vorgegebenen Felder einfach gestaltet und wirklich schnell erledigt."

Ich weiß: Es ist einfacher, alles so zu lassen, wie es ist.

Viele Betriebe wünschen sich ein papierloses Büro, aber gehen trotzdem auf Nummer sicher und legen ihre Belege doppelt und dreifach ab.

In Papierform im Aktenordner und digital auf dem PC.

Solange es keinen einheitlichen Prozess, wie du deine Belege bearbeitest, heißt es:
„Ich will nichts falsch machen, also hebe ich es lieber auf.“

Das Problem ist: Sicherheit entsteht nicht dadurch, dass du alles behältst.

Sicherheit entsteht, wenn klar geregelt ist, wie du mit deinen Belegen umgehst.

Damit du endlich einen einheitlichen Umgang mit denen Belegen findest, habe ich gemeinsam mit meiner Kollegin Stefanie Bause eine Vorlage erstellt, die dir erlaubt deine Papierbelege nach dem Scannen zu entsorgen.

Aber genau das kostet dich Woche für Woche Zeit, weil...

du dir unsicher bist,

ob du deine Belege komplett digital ablegen darfst und heftest sie deswegen zusätzlich in einem Ordner ab.

ständig Mahnungen

reinflattern, weil du Rechnungen digital und in Papierform erhältst und kein klares System bei der Bearbeitung hast.

du nicht krank sein

darfst, weil sich dann niemand um die offenen Rechnungen kümmerst, weil nur du den Zahlungsprozess kennst.

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Gerade wenn du in der Vergangenheit schon mal Belege eingescannt und danach entsorgt hast, ist eine Verfahrensdokumentation zum ersetzenden Scannen Pflicht. Wenn du eine Betriebsprüfung hast und Fragen zu dem Ablauf deines Scanprozesses, der Speicherung deiner Belege oder wer dich im Notfall vertritt aufkommen, kannst du ganz bequem deine Verfahrensdokumentation vorlegen. Denn in dieser Vorlage werden all diese Fragen beantwortet.

Mit der Verfahrensdokumentation, hast du endlich...

eine Buchführung

bei der alle Belege einheitlich in digitaler Form gespeichert und jederzeit abrufbar sind. Durch eine klare Struktur in deinen Belegen, gibt es keine Mahnungen mehr, die überraschend in deinem Briefkasten landen.

eine Entlastung

im Alltag, weil dich im Fall der Fälle (Krankheit, Urlaub) eine Person vertreten kann, ohne ständige Rückfragen. Du hast die Gewissheit, dass sich jemand um die offenen Rechnungen kümmert, auch wenn du mal ausfällst.

mehr Sicherheit

bei der nächsten Betriebsprüfung, weil in der Vorlage alle relevanten Fragen zu der Bearbeitung deiner Belege beantwortet sind und du diese dem Finanzbeamten nur vorzeigen musst.

Marion Schwarte
Marion Schwarte„Ich hatte schon einmal bei der Kammer einen Kurs zur Verfahrensdokumentation mitgemacht, aber das, was die da empfohlen hatten, war mir zu kompliziert und da habe ich auf deine Vorlage gewartet und dann genommen und ausgefüllt. Das Ausfüllen war sehr einfach und damit ist die ganze Sache auch rechtskonform, falls es zur Prüfung kommen sollte."
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Wenn du

dir eine Verfahrensdokumentation zum ersetzenden Scannen vom Steuerberater oder Rechtsanwalt erstellen lässt, liegst du schnell im vierstelligen Bereich — und bekommst ein langes kompliziert formuliertes Dokument, das dir im Alltag kaum weiterhilft.

Meine Vorlage ist bewusst anders aufgebaut:

  • Klar und verständlich und führt dich Schritt für Schritt durch deinen Belegprozess
  • Das Ausfüllen kostet dich einmalig 30 Minuten und spart dir 2 Stunden pro Woche
  • Eintragen. Ankreuzen. Fertig. Du bist schneller fertig, als du denkst.
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Hey, ich bin Julia

aus Bad Essen. Wenn ich nicht gerade mit meinem Hund Otto durch das Wiehengebirge spaziere, unterstütze ich Landwirte dabei Ordnung und Struktur in ihr Agrarbüro zu bringen.

2022 stand ich vor der Herausforderung ein passendes Buchhaltungsprogramm für mein Unternehmen zu finden. Nach stundenlanger Recherche und Rücksprache mit meinem Steuerberater habe ich mich für das Programm Lexware Office entschieden.

Doch das war nur der erste Schritt: Weil ich meine Belege langfristig nur noch in digitaler Form aufbewahren wollte, gleichzeitig aber auch nicht als einzige über den Rechnungseingangsprozess Bescheid wissen wollte, habe ich diesen Prozess runtergeschrieben.

Und genau daraus ist gemeinsam mit meiner Kollegin Stefanie Bause etwas entstanden:Eine Vorlage für die Verfahrensdokumentation zum ersetzenden Scannen.

Diese Vorlage, die dir nicht nur erlaubt, deine Papierbelege nach dem Scannen zu entsorgen, sondern die vor allem dafür sorgt, dass dein Ablauf endlich klar geregelt ist. Denn ein Prozess, der klar dokumentiert ist, funktioniert nicht nur in deinem Kopf, sondern im ganzen Betrieb.

Kundenstimmen

„Ich habe die Verfahrensdokumentation zum ersetzenden Scannen für unsere Betriebe angeschafft, damit komme ich dem papierlosen Büro ein großes Stück näher. Die Vorlage ist ganz unkompliziert und verständlich aufgebaut, daher lässt sie sich in kurzer Zeit ausfüllen. Endlich kann ich die gescannten Belege ohne Sorge schreddern. Die digitale Ablage in Kombination mit unserem Buchführungsprogramm und der Verfahrensdokumentation ist damit GoBD-konform und gibt mir ein sicheres Gefühl für die nächste Betriebsprüfung. Die Investition hat sich auf jeden Fall gelohnt."
Sabrina Köhler
Sabrina KöhlerAckerbaubetrieb aus Niedersachsen
„Ich war mal eine Zeit lang krank und konnte nicht ins Büro, aber die Rechnungen müssen ja trotzdem bezahlt werden und dann hat es halt mein Mann gemacht. Er hat die Verfahrensdokumentation aufgemacht und diese wie eine Schritt-für-Schritt-Anleitung genutzt, weil er mit unserem Buchhaltungsprogramm noch nie vorher gearbeitet hat. Er meinte die Verfahrensdokumentation ist super, weil er alles Schritt für Schritt durchlaufen konnte.“
Elisabeth Satzger
Elisabeth SatzgerMilchviehbetrieb aus Bayern
„Ich habe die Verfahrensdokumentation ausgefüllt und auf Adnova abgelegt. Wir haben beschlossen, da es ja eh schon einen Papierordner für das Wirtschaftsjahr 2025/2026 gibt, ab dem 1.7.26 damit zu starten wirklich alle Belege nur noch digital zu behalten. Das Ausfüllen war ganz einfach, wenn man sich genau überlegt hat, welchen Weg die eingehenden Dokumente gehen bzw. gehen sollen."
Petra Eisele
Petra EiseleMilchvieh mit Nachzucht aus Badem-Württemberg

Dein Büro darf sich leicht anfühlen mit einem klaren Ablauf, der dir den Rücken freihält.

  • Das Ausfüllen kostet dich einmalig 30 Minuten und spart dir 2 Stunden pro Woche
  • Nutze die Vorlage für die nächste Betriebsprüfung oder als Entlastung im Alltag, um im Fall der Fälle vertreten werden zu können
  • Einmal ausfüllen und danach jeden gescannten Beleg mit einem guten Gefühl entsorgen
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Starte jetzt und komme deinem papierlosen Agrarbüro einen großen Schritt näher. 🎉

So geht's nach dem Kauf weiter

Du bekommst

eine Mail mit der Rechnung, die du für deine Buchführung nutzen kannst.

Du bekommst

eine Mail mit dem Download-Link der Vorlage und kannst diese direkt runterladen und ausfüllen. 🎉

Öffne die Vorlage

und fülle ganz bequem jedes Feld aus oder kreuze es an und entsorge deine Papierbelege.

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Häufig gestellte Fragen

Sie ist speziell für landwirtschaftliche Betriebe von meiner Kollegin Stefanie Bause und mir entwickelt worden.

Wenn du dir ein papierfreies Agrarbüro wünscht und deine Papierbelege nach dem Einscannen rechtskonform schreddern willst, aber auch gerne einen Leitfaden für die Bearbeitung der Belege haben möchtest, den auch eine Vertretung nutzen kann, dann ist die Vorlage genau richtig für dich. 

Für alle Landwirte, die ihre Buchführung komplett in Papierform weiterführen möchten und sich langfristig keine digitale Buchführung wünschen.

Wenn du dich für die Vorlage der Verfahrensdokumentation zum ersetzenden Scannen entscheidest, dann bekommst du 2 Dateien:

  1. Eine Info-Dokument, indem ich dir 6 wichtige Kriterien zeige, die für deine Buchführung relevant sind
  2. Eine Datei, die du ganz easy in 30 Minuten ausfüllen und ankreuzen kannst. Nach dem Ausfüllen, kannst du deine Papierbelege nach dem Einscannen entsorgen und hast eine Schritt-für-Schritt-Anleitung für Bearbeitung deiner Eingangsbelege. 

Meine Kollegin Stefanie Bause und ich sind beide keine Rechtsanwälte und dürfen keine rechtliche Absicherung geben, aber die Vorlage wurden von einem Finanzbeamten, der Betriebsprüfungen durchführt und einem Anwalt geprüft.

Ja, weil du durch das Ausfüllen der Vorlage beweist, dass die digitale Rechnung, die Papierrechnung ersetzt.

Das heißt, dass alle Papierbelege, die du eingescannt hast entsorgt werden dürfen, weil die eingescannte PDF-Datei dann das Original ist. Wichtig ist, dass die PDF-Datei GoBD-konform in einem Buchhaltungsprogramm abgelegt ist.

Nein, du kannst die Vorlage Schritt für Schritt ausfüllen und erstmal das was in deinem Prozess fest ist eintragen und die restlichen Infos mit der Zeit ergänzen. Wichtig ist, dass du erstmal anfängst und ins Tun kommst.

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